A4IT Company blog

Archive for the ‘IT Tips & Tricks’ Category

Op het internet word je doodgeslagen met aanbiedingen voor webhosting.  Doe zelf eens de test, en google "Webhosting".  Je zal al gauw zien wat we bedoelen.  Jan en alleman bied tegenwoordig hosting aan, zo lijkt het wel.  Je vind hosting in alle vormen en maten, en ziet door het bos bijna de bomen niet meer. 

Tussen al die aanbiedingen zullen er altijd dezelfde paar zijn die in het oog springen.  Sommige bedrijven vragen immers belachelijk lage prijzen.  Waar het marktgemiddelde voor bijvoorbeeld Shared Linux Hosting rond de € 100 ligt, bieden ze hun oplossing bijvoorbeeld aan voor een fractie van die prijs. 

Kat in een zak?

Geef toe, het is verleidelijk om meteen voor de oplossing te kiezen die liefst drie keer goedkoper is dan die van de concurrenten.  Toch stort je jezelf beter niet op zo’n "oplossing."  Zelfs niet als je de hemel op aarde word beloofd, wat vaak het geval is (véél schijfruimte, onbeperkt bandbreedte, een kwart miljoen SQL databases…).  Je krijgt immers steeds waar je voor betaald, en dat is op het gebied van hosting niet anders. 

Bij zo’n "budgethoster" komt je site in 9 van de 10 gevallen terecht op een overvolle en overwerkte server, waarvan je de gevolgen al snel zal voelen.  Je site zal niet alleen traag LIJKEN, maar het ook effectief zijn.  Daarnaast komen er over de "budgethosters" vaak klachten binnen in verband met connectieproblemen met de servers of de databases.  De aard van dat problemen kennen we zelf maar al te goed (we experimenteren immers graag als het op websites aankomt):  gestresseerde servers die het werk niet meer aankunnen. 

Maar de budgethosters hebben meestal een "oplossing" voor dit probleem; in de vorm van "Fair Use".  Dat houd in dat ze zich het recht voorbehouden om jou website, zonder enige waarschuwing, op non-actief te zetten als je "meer dan gemiddeld" de server belast.  Uiteraard loop je dan snel tegen een muur op, als je niet op de hoogte bent van de "limieten" waar je rekening mee moet houden.  Deze "Fair Use Policies" leveren je site over aan complete willekeur.  Onbeperkte bandbreedte?  Een verzinsel en marketingpraat.  Ook hier geld de "Fair Use" Policy.  In hoeverre kan je spreken van onbeperkt als je site op zwart gaat van zodra je een onbekende limiet overschrijd?

Een bijkomend fenomeen bij de budgethosters, is dat ze je niet informeren over de echte mogelijkheden van hun pakket.  Welke functies en mogelijkheden ze niet aanbieden?  Daar kom je pas achter als het te laat is.  Zo kwam onze huisdesigner Alvin tot de onaangename vaststelling dat One.com, door ingebouwde beperkingen die nergens gedocumenteerd zijn, geen eenvoudige PHP-scripts kon verwerken.  De URL Rewriting optie van Joomla werkte ook niet – en dat om diverse redenen. 

Een vierde reden om voorzichtig te zijn, is de support.  Ervaringen van klanten leren ons dat je één conclusie al op voorhand kan maken: je krijgt de support waar je voor betaald.  Bijgevolg is die bij de budgethosters niet al te denderend.  Wel zijn ze gespecialiseerd in het "upsellen" (m.a.w je een duurdere oplossing aanpraten); aldus dezelfde klanten.

Waar op letten?

Hebben we jullie op dit moment behoorlijk de schrik aangejaagd?  Als je de volgende "regel’s in je achterhoofd houd, kan je een oplossing vinden die "safe" is en je niet voor verassingen zet.

• Let op de prijs:  De gemiddelde marktprijs voor Shared Linux Hosting is € 110.  Zit iemand daar ver onder, dan moet er een belletje gaan rinkelen (denk aan wat je juist hebt gelezen)
• zoek de functies van het pakket:  Probeer zo veel mogelijk informatie over de oplossing te vinden.  Is die informatie niet te vinden? Wees dan bijzonder voorzichtig. 
• Onbeperkt bestaat niet.
• "Fair Use" staat vaak gelijk aan totale willekeur.  Hoe duidelijker de hosting provider is (bandbreedte, schijfruimte, wat je wel of niet mag draaien op de server), hoe beter.   
• Zoek online reviews en vraag rond.  Vind je geen informatie over een bepaalde oplossing, dan is dat in dit geval vaak GEEN goed nieuws.

[Bron: Computertaal.info]

CRM

Het principe achter CRM of Customer Relationship Management is het centraal stellen van de klant. Hij of zij krijgt daarbij individuele voorstellen voorgeschoteld die afhangen van zijn of haar wensen. De achterliggende gedachte is de klant een betere behandeling te geven naarmate deze een grotere waarde binnen de eigen organisatie heeft. De keerzijde daarvan is ook dat klanten waarop verlies geleden wordt, ofwel een hogere prijs moeten aanvaarden ofwel gemotiveerd worden een andere leverancier of dienstverlener op te zoeken.

CRM helpt ons dus in de eerste plaats bij het optimaliseren van de relatie tussen onze organisatie en deze van de klant. Het volgt de klant vanaf de eerste offerte over de aankoop tot de after sales, waarbij ook zaken zoals garantie aan bod kunnen komen. Het doel is een win-win situatie voor beide partijen te scheppen waardoor de (goede) klant niet zomaar geneigd is te vertrekken naar andere oorden. Daarvoor beheren we niet enkel de klassieke klantengegevens, maar kijken we ook na wat zijn aankoopgewoonten zijn, wanneer (en vooral hoe) hij aankopen plant en hoe onze organisatie daarop inspeelt. CRM maakt het mogelijk om bijvoorbeeld na te gaan op welke soort reclame onze klant het gemakkelijkst ingaat. Reageert hij vooral als er leuke extra’s te krijgen zijn of zoekt hij in de eerste plaats naar de laagste prijs? CRM moet op termijn dit soort van vragen erg gemakkelijk kunnen beantwoorden.

On line trend

Oorspronkelijk stonden CRM-systemen op lokale systemen. Dit heeft als grote nadeel dat je verbonden moet zijn met het betrokken netwerk om er ook daadwerkelijk gebruik van te kunnen maken. Vandaar dat tegenwoordig steeds meer bedrijven opteren voor een on line service, waarbij de gebruiker enkel een browser en een internetverbinding nodig heeft om toegang te kunnen krijgen tot zijn CRM systeem.

Het grote nadeel van de meeste CRM systemen is dat deze zich vooral richten op grote bedrijven, dat de implementatie ervan handenvol geld kost en dat de mensen die ermee werken, best een degelijke opleiding volgen. Daar komt gelukkig traag maar zeker verandering in zodat CRM software ook voor de middelgrote bedrijven beschikbaar wordt.

Verschillende taken

Taken die typisch in een CRM toepassing terug te vinden zijn, behelzen:vooral het marketingdomein. U beheert leads en opportuniteiten, maakt werk van het account- en contactbeheer, kan zelfs aan rayonbeheer doen en verkoopsprognoses en analyses maken. Met CRM kan je ook gepersonaliseerde prijslijsten samenstellen die gemakkelijk toegankelijk zijn voor iedereen die met deze specifieke klant werkt.

Handig? Ja, maar… Het nadeel is dat CRM zelden precies honderd procent uw noden dekt. Wie op zoek gaat naar een degelijk CRM systeem, zal zich in de eerste plaats dan ook een aantal vragen moeten stellen. Waarom wil ik het gebruiken? Wat verwacht ik ermee? Hoeveel gebruikers moeten ermee aan de slag kunnen? Dit zijn enkele van de klassieke vragen, maar net zo belangrijk als uitvissen wat we er vandaag mee kunnen, is het ook belangrijk om te weten wat we er in de toekomst mee aan kunnen. Is het systeem eenvoudig uit te breiden? Kunnen we de data, eens deze ingevoerd werd, ook gemakkelijk weer in een ander systeem onderbrengen mocht dat door omstandigheden vereist zijn? Deze laatste vragen zijn al heel wat minder eenvoudig te beantwoorden en worden te vaak ook in het midden gelaten.

Blokken

We raden dan ook af met modules of blokken te werken. Dit heeft een aantal grote voordelen: je begint met gebruikers enkel die modules te geven die meteen een impact hebben op wat ze doen: ze zien het resultaat meteen door een betere productiviteit of een hogere omzet, waardoor ze meteen ondervinden waarom CRM software zinvol is. Als ze voor zichzelf al overtuigd zijn, is het gemakkelijker om hen ook van het nut voor de andere teams binnen uw organisatie te overtuigen.

Door met modules te werken, behoud u ook de overzichtelijkheid. Mensen hebben niet meteen het gevoel dat ze voor de haaien geworpen worden. Ze leren een module, leren daarna een tweede en voor ze het weten, hebben ze zo het hele pakket onder de knie.

Een derde en zeker niet te verwaarloosbare reden om modulair te werken, is de kans op succes. Bedrijven die de CRM oplossingen meteen volledig uitrolden, zagen hun project meestal de mist in gaan. Door het modulair aan te brengen, verhoogden ze de slaagkans.

Kosten

Alles hangt af van wat u wilt dat de software doet. Echte kosten zouden we de aanschaf van een dergelijke toepassing overigens niet willen noemen. Het is eerder een investering die zich, wanneer goed gebruikt, behoorlijk snel weer laat terugverdienen omdat u een veel beter zicht krijgt op wie uw klant is. Het belangrijkste is echter dat u degelijke ondersteuning krijgt en dat u dus bij een bedrijf aanklopt dat u niet alleen kan vertellen waarom u CRM oplossing X moet gebruiken, maar er ook voor zorgt dat wat u kiest, volledig aangepast is aan uw noden.

Conclusie

CRM is in. Een bedrijf dat zichzelf ernstig neemt, kan niet anders dan een CRM systeem te implementeren omdat het nu eenmaal eenvoudiger is om zo de klant op te volgen. Een consultant kan u probleemloos vertellen welke versie u nodig hebt en wat deze investering u precies kan kosten. Bereken meteen ook op hoeveel tijd u deze investering kan terugverdienen; die is vaak heel wat korter dan u voor mogelijk houdt!

Last wednesday, I ran into an annoying problem when I wanted to add a mail account to Thunderbird.  I’ll quickly explain the scenario:  I work for an IT-company (Analys4it), which, amongst standard products, has two “product lines” of it’s own (Mijnkmosite and Ofan Workforce Mgmt.).  This week, I decided to create me a mailbox for both the “products”, and add them to Thunderbird. 

The problem

When I tried to add a mail account, for some reason it didn’t show up afterwards.  I forgot all about that as I was summoned to do something else.  When I returned to Thunderbird, I – wrongfully – assumed that I had cancelled creating the account, so I attempted to create it again.  That’s when I was greeted with the following, less than interesting error:

"A mail or newsgroup account with the same user name and server name already exists. Click Back and enter a different server name, or click Cancel. [OK]"

Luckily, through trial, error and Google I found the fix.

 

The solution

[STEP 1]

In step one we’re going to delete some folders. I’m not convinced that this is absolutely necessary, but it didn’t hurt either.  If you feel like skipping this step, go ahead and inform me of the results. 

1.  Find the folder where Thunderbird stores it’s settings.

-  For Windows XP:  c:\documents and settings\<your username>\Application Data\Thunderbird
-  For Vista:  c:\users\<your user>appdata\roaming\Thunderbird

It’s possible that you’ve got to enable showing hidden folders before you can see the appdata / Application data folders respectively.

2.  Go to “Profiles”

3. Open the folder for the profile that you’re using.  Unless you created a new profile, it’s the one ending with .default

4.  Depending on the type of mailbox you were trying to create, open the Imapmail (for IMAP) or Mail folder (for POP3)

5.  Now it’s time for some searching, so take a pen and paper (or open Notepad, for all I care). First of all, open Thunderbird and go to Extra > Account settings.  For each account you see, click on “Server settings”.  Then, look for “Local directory” (all the way down).

6.  Navigate to the end of that path.  Write down the folder name behind the last \

7.  Once you’ve got your list, go to the folder you navigated to earlier.  Make sure Thunderbird is closed, and check the Imapmail and Mail folders.  Delete all folders in there that are not on your list.  Also, delete any .msf files not matching the items on your list. 

[STEP 2]

Now, we’re going to perform the steps that are absolutely, beyond a doubt necessary to fix the problem.  We’re going to be fiddling with your Thunderbird Preferences!

1.  Head back to the …\thunderbird\<your profile> folder.

2.  IMPORTANT!! make a back-up of the file “prefs”.  Rename it to something like prefs_backup.  You may skip whole parts of this how-to, but this step is crucial.  Ignore this warning if you’re planning to loose all Thunderbird data

3.  Open “prefs” with notepad or the editor of your choice. 

4.  You’ll see a bunch of code (which is why choosing notepad in the previous step might bit you in the ass right now).  Look for the lines about your account that went rogue.  The lines will look something like

this:

user_pref(“mail.identity.id<some number>.<something>”)

The easiest way is to look up the e-mail address you were planning to use when you got the error.  Find a line that looks like this:

user_pref(“mail.identity.id<some number>.useremail”,”<your e-mail address”)

Once you’ve found that line, delete it and all lines with the same value

for <some number>.

5.  Save the file.  Do NOT… I repeat, NOT delete the back-up file yet. 

6.  Start Thunderbird

7. Create the mail account.  It should work a-okay this time.  If not, start over from point 2. 

And remember folks: just because Open Source software is free, doesn’t mean it’s bug-free